ACTA DE CIERRE DEL PROCESO DE SELECCIÓN
Es el documento emitido dentro de un proceso con participación plural, mediante la cual se relacionan las ofertas presentadas dentro del plazo establecido para tal fin en el análisis preliminar.
ACTA DE INICIO
Es el documento mediante el cual las partes darán cuenta del inicio del plazo de ejecución contractual.
ACTIVIDAD LÍNEA DE ACCIÓN POA
Identificación presupuestal para determinar la clasificación del gasto realizado acorde a lo aprobado.
ACTO ADMINISTRATIVO
Pronunciamiento mediante el cual se confiere una comisión o una autorización de desplazamiento a un colaborador para desempeñar sus funciones u objeto contractual en sitios diferentes a la ciudad donde desarrolla sus obligaciones.
ADENDA
Es el documento, en los procesos de participación plural, mediante el cual se realizan modificaciones, aclaraciones o complementaciones al análisis preliminar, el cual hace parte integral del mismo.
ADMINISTRADOR FIDUCIARIO
También denominado Fiduciaria, corresponde a la(s) fiduciaria(s) pública(s) contratadas por el DAPRE para que ejerza(n) la vocería y administración del FCP, de conformidad con el contrato de fiducia. Adicionalmente ejecutará las instrucciones impartidas por el Fideicomitente, Ordenador del Gasto, Comité Fiduciario, Director Ejecutivo y Supervisor del Contrato, atendiendo lo establecido en los reglamentos y manuales del Fondo Colombia en Paz.
ANÁLISIS PRELIMINAR
Es el documento que establece las reglas generales y específicas para seleccionar al(os) proponente(s) que participa(n) en un proceso de selección (Convocatoria Abierta y Cerrada), que contiene las condiciones de participación.
ARQUEO
Proceso de verificación mediante el recuento del efectivo existente a una fecha y la verificación de los soportes de gastos existentes (facturas, documentos equivalentes, etc.), para evidenciar que la sumatoria de los dos conceptos equivale al valor de la caja menor.
ASIGNACIÓN DE RECURSOS
Corresponde a los recursos que se encuentran incluidos dentro del Presupuesto del PA FCP ya sea por la previa expedición de Resolución por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, o por los documentos que soporten la disponibilidad de los recursos por parte de otra fuente diferente a los del Presupuesto General de la Nación.
BAC
Banco Agrario de Colombia.
CAJA MENOR
Son fondos renovables que se proveen con recursos de una subcuenta, cuya finalidad es atender erogaciones de mínima cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, imprescindibles o inaplazables, y que por su urgencia no pueden ser atendidas por los canales tradicionales de contratación.
CDP
Certificado de Disponibilidad Presupuestal de Gasto emitido por el Consorcio FCP. Para el caso de Caja Menor existe con atributo de apertura o de rembolso cuando se registra la solicitud de CDP.
CGN
Contaduría General de la Nación.
COMISIÓN DE SERVICIO
Se confiere para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, o realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen en el ramo en que presta sus servicios el empleado. Puede dar lugar al pago de viáticos y gastos de transporte conforme a las disposiciones legales sobre la materia y se conferirá mediante acto.
COMITÉ FIDUCIARIO
Es el órgano colegiado conformado por el Ordenador del Gasto del FCP o su delegado, y el Director Ejecutivo del Fondo Colombia en Paz como delegado del Consejo Directivo, ambos con voz y voto. Le corresponde al Comité Fiduciario cumplir con las funciones establecidas en el Reglamento del FCP y su reglamento.
COMITÉ TÉCNICO
Órgano colegiado integrado por un delegado de la Entidad Ejecutora y el Coordinador Técnico del Administrador Fiduciario con el objeto efectuar la validación documental y verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos legal y reglamentariamente para la contratación a celebrarse a través del FCP, así como la emisión de recomendaciones para el Comité Fiduciario con el objeto de propender por una operación eficiente y transparente del FCP.
CONSEJO DIRECTIVO
Es el máximo órgano rector del FCP, de carácter colegiado, integrado por siete miembros nombrados por el Presidente de la República.
CONSTITUCIÓN
Acto administrativo suscrito por el Líder de la Subcuenta que ordena la creación y apertura de la caja menor debidamente justificada para los rubros presupuestales y montos en cada vigencia fiscal.
CONTRAPARTIDA
Se refiere a los recursos en especie o dinero que entrega la contraparte de un contrato o convenio para la realización de un proyecto u actividad.
CRP
Certificado de Registro Presupuestal.
DAPRE
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República en su calidad de Fideicomitente.
DIRECTOR EJECUTIVO
Responsable de la dirección estratégica del FCP, por lo cual liderará la coordinación de todos los intervinientes en el modelo de operación del Fondo.
DISPONIBILIDAD DE RECURSOS
Corresponde a la diferencia entre los recursos asignados a la subcuenta y la sumatoria de los valores comprometidos y con CDP emitidos por el PA FCP.
DOCUMENTOS CONTRACTUALES
Es el conjunto de documentos en el que se determina el objeto de los contratos a celebrar con el FCP y se establecen los requisitos técnicos, administrativos, financieros y jurídicos, que deben cumplir los contratistas durante la ejecución del contrato, así como los derechos y obligaciones de las partes. Dentro de los documentos contractuales se encuentran: el análisis preliminar y sus anexos, la oferta, el contrato, las garantías y los demás que se generen durante la ejecución del contrato.
E.T
Estatuto Tributario.
ENTIDAD EJECUTORA
Entidades públicas o privadas, organismos de cooperación, agencia, dirección, etc., quien en desarrollo de su misionalidad y experticia define el PPO, y en tal sentido es la responsable de la subcuenta creada en el FCP, cuyo líder será el representante legal de la entidad o su delgado. Adicionalmente propenderá por el cumplimiento de los PPO aprobados.
ERP
Es un sistema integral para la gestión de empresas que permite generar la información para los reportes y llevar el control de los registros. Esta herramienta financiera está conformada por diferentes módulos que se encuentran interconectados, y a través de esta integración se permite que los recursos se gestionen y controlen de manera eficiente.
FCP
Patrimonio Autónomo Fondo Colombia en Paz.
FIDEICOMITENTE
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (DAPRE). Es la persona física o moral que constituye el Fideicomiso, destinando los bienes y derechos necesarios para el cumplimiento de sus fines, transmitiendo la titularidad de dichos bienes y derechos a la fiduciaria.
GASTO
Erogación de recursos, expresados en forma cuantitativa, requeridos para el desarrollo de la actividad ordinaria de la Entidad.
GASTOS DE TRANSPORTE
Erogaciones económicas efectuadas o que deban efectuar los funcionarios para su desplazamiento a sitios diferentes de su sede habitual de labores en virtud de una comisión y siempre que no se desplacen en vehículos de propiedad o contratados por la entidad, de conformidad con la resolución interna de viáticos.
GASTOS DE VIAJE
Valor que se reconoce a los contratistas para compensar los gastos de alojamiento, alimentación y transporte cuando deban desempeñar su objeto contractual en sitios diferentes a la ciudad donde desarrolla sus obligaciones.
GASTOS URGENTES
Se denominan gastos urgentes, los que se usan para cubrir situaciones o actividades de manera imprevisible para el normal funcionamiento de la Entidad y que no son susceptibles de planeación o programación.
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INSTRUCCIÓN
Orden impartida para la ejecución de una actividad, con un origen y destino puntual, y una descripción de lo que se instruye concreto y coherente.
INTERVENTORÍA
Consiste en el seguimiento técnico, control y vigilancia administrativa, financiera, contable y jurídica que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin.
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LEGALIZACIÓN
Documento mediante el cual se soportan los gastos realizados con cargo a la caja menor.
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OFERTA
Consiste en el ofrecimiento que un proponente presenta para celebrar un contrato.
ORDENADOR DEL GASTO
Funcionario designado por el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, de conformidad con los términos del artículo 6 del Decreto 691 de 2017 y artículo 2919 del Decreto 1784 del 2019.
PGN
Presupuesto General de la Nación.
PLAN DE CONTRATACIÓN
Instrumento para informar las necesidades de contratación de cada subcuenta del FCP, a efecto de realizar seguimiento al desarrollo de las etapas de contratación aplicables a cada solicitud de conformidad con el presente manual.
PMI
Plan Marco de Implementación del Acuerdo Final para la Terminación del Conflicto.
PNIS
Programa Nacional Integral de Sustitución de Cultivos Ilícitos.
PPO
Planes y Proyectos Operativos (PPO) que deban ejecutarse con cargo a los recursos del FCP, entendidos estos como las líneas de acción y las metas con sus respectivos presupuestos, los cuales son definidos por las entidades ejecutoras y aprobados por el Consejo Directivo.
PROPONENTE/OFERENTE
Es la persona natural, jurídica o figura asociativa que presenta ofertas para celebrar un contrato.
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RECURSOS DE FUENTE DE FUNCIONAMIENTO
Dirigidos a atender las necesidades de las entidades para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la Constitución y la ley.
RECURSOS DE FUENTE DE INVERSIÓN
Erogaciones que permiten incrementar la capacidad de producción y la productividad en el campo de la infraestructura física, económica y social.
RECURSOS EN CAJA
Recursos disponibles en cuentas bancarias y/o portafolio.
REEMBOLSO
Devolución de la cuantía de los gastos realizados en forma mensual o cuando se haya consumido más de un 70%, lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados.
REEMBOLSO DE CAJA MENOR
Es el reintegro que se realiza por el valor de los gastos efectuados y legalizados con cargo al anticipo de la caja menor.
RETENCIONES
Deducciones o descuentos establecidos por la norma tributaria vigente con el fin de asegurar el recaudo anticipado de un impuesto, estas retenciones pueden ser de carácter territorial (Retención de Impuesto de Industria y Comercio) o de carácter nacional (DIAN) por concepto de retención por renta de acuerdo con lo adquirido o retención del Impuesto a las Ventas –IVA, en todo caso está sujeto a unos montos mínimos y tarifas establecidas.
RIESGO DE CONTRAPARTE
El riesgo de contraparte es la posibilidad de que una entidad incurra en pérdidas y disminuya el valor de sus activos como consecuencia del incumplimiento de una contraparte debido a una situación de iliquidez, insolvencia, o falta de capacidad operativa de la institución, eventos en los cuales deberá atender el incumplimiento con sus propios recursos o materializar una pérdida en su balance.
La gestión del riesgo de contraparte deberá encaminarse a la evaluación y calificación de las contrapartes, otorgándoles un cupo de negociación.
El sistema de administración de riesgo de contraparte es el encargado de garantizar el cumplimiento de límites de inversión y cupos establecidos para las operaciones de tesorería.
RIESGO DE CRÉDITO
El riesgo de crédito es la posibilidad de que una entidad incurra en pérdidas y se disminuya el valor de sus activos, como consecuencia de que un deudor o contraparte no cumpla con sus obligaciones. El sistema de administración de riesgo de crédito es el encargado de garantizar el cumplimiento de límites de inversión y cupos establecidos para las operaciones de tesorería.
RIESGO DE LIQUIDEZ
Se entiende por Riesgo de Liquidez, la contingencia de no poder cumplir plenamente, de manera oportuna y eficiente los flujos de caja esperados e inesperados, vigentes y futuros, sin afectar el curso de las operaciones diarias o la condición financiera de la entidad.
En este sentido la liquidez será administrada con base en las necesidades del portafolio y su medición será llevada a cabo mediante el indicador de Riesgo de Liquidez. De igual forma se monitoreará la liquidez de mercado de los títulos que componen el portafolio.
RIESGO DE MERCADO
Se entiende por riesgo de mercado la posibilidad de que las entidades incurran en pérdidas asociadas a la disminución del valor de sus portafolios, las caídas del valor de las carteras colectivas o fondos que administran, por efecto de cambios en el precio de los instrumentos financieros en los cuales se mantienen posiciones dentro o fuera de balance.
SUBCUENTAS
Centros de costos autorizados por el Consejo Directivo en virtud de la diversidad y especificidad temática de los planes y proyectos que serán ejecutados en cada una de ellas, las cuales deben ser liderada por una entidad ejecutora. Requisito operativo para el manejo de los recursos en el FCP.
SUPERVISORES O INTERVENTORES
Personal idóneo designado por las Entidades Ejecutoras de acuerdo con la naturaleza del contrato a supervisar, quienes responderán por sus acciones u omisiones. Su principal función es efectuar el seguimiento técnico, control y vigilancia administrativa, financiera, contable y jurídica respecto de las condiciones acordadas en el contrato. Los supervisores e interventores en ejercicio de sus funciones tendrán las obligaciones establecidas en los manuales y reglamentos que para el efecto adopte el FCP.
TRASLADO ENTRE SUBCUENTAS
Reasignación de recursos entre los PPO de las subcuentas, aprobado por el Consejo Directivo, que no implica devolución de estos.
UCPM
Unidad de Convenios de Pagos Masivos.
VALOR COMPROMETIDO
Corresponde al valor de los CDP expedidos que cuentan con un contrato asociado o un compromiso de pago.
VALORES CON CDP
Corresponde al valor de los registros presupuestales que no cuentan con un contrato o un compromiso de pago.
VIÁTICOS
Valor que se reconoce a los funcionarios para compensar los gastos de alojamiento, alimentación y transporte cuando deban desempeñar funciones de su cargo en sitios diferentes a su sede habitual de trabajo.
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